Wydział Organizacji i Nadzoru
Sekretarz - Bogumiła Rybacka
tel. 29 764 28 15 wew. 104
Kontakt z mediami, zastępca dyrektora - Magdalena Mrozek-Rawa
tel. 577 604 504
Do zadań Wydziału Organizacji i Nadzoru – „ON” należy prowadzenie spraw z zakresu organizacji i funkcjonowania Starostwa, obsługi Rady Powiatu i Zarządu Powiatu, planowania pracy, spraw osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu, kontaktów z mediami, a w szczególności:
1) w zakresie nadzoru i kadr:
a) opracowywanie projektu statutu Powiatu i regulaminu organizacyjnego Starostwa,
b) przekazywanie aktów prawa miejscowego do opublikowania w Dzienniku Urzędowym Województwa Mazowieckiego,
c) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg i wniosków wpływających do Starosty, przekazywanie ich wydziałom do załatwienia według właściwości,
d) realizowanie zadań związanych z koordynacją planowania pracy Starostwa,
e) prowadzenie akt osobowych pracowników Starostwa i kierowników jednostek organizacyjnych Powiatu,
f) gospodarowanie etatami i funduszem wynagrodzeń,
g) sprawowanie nadzoru nad stosowaniem instrukcji kancelaryjnej i jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz archiwizacja akt spraw ostatecznie załatwionych,
h) prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy,
i) prowadzenie ewidencji i statystyki w sprawach osobowych,
j) prowadzenie ewidencji wyjazdów służbowych pracowników,
k) prowadzenie i załatwianie spraw rentowych i emerytalnych pracowników,
l) sprawy szkolenia, kształcenia i doskonalenia zawodowego pracowników Starostwa,
m) prowadzenie spraw związanych z naborem pracowników na wolne stanowiska urzędnicze,
n) informatyzacja Starostwa,
m) administrowanie bazami zbiorów danych osobowych,
o) prowadzenie ewidencji wydanych zarządzeń Starosty, zawartych porozumień i umów,
p) prowadzenie ksiąg inwentarzowych mienia Starostwa,
q) obsługa sekretariatu Starosty i Wicestarosty – w szczególności zaś:
– prowadzenie całości spraw związanych z wykonywaniem przez Starostę funkcji reprezentacyjnych,
– organizowanie przyjęć interesantów oraz osób zgłaszających się w sprawach skarg i wniosków do Starosty i Wicestarosty,
– prowadzenie dziennika korespondencji wpływającej, jej rozdział i przekazywanie według dekretacji,
r) przyjmowanie zgłoszeń o znalezieniu rzeczy zagubionych, przechowywanie tych rzeczy oraz poszukiwanie osób uprawnionych do ich odbioru,
r) opracowywanie regulaminu wynagradzania pracowników Starostwa,
t) sporządzanie zarządzeń w sprawie określenia lokali w których usytuowane będą punkty nieodpłatnej pomocy prawnej i określenia harmonogramu udzielania nieodpłatnej pomocy prawnej,
u) przyjmowanie od adwokatów lub radców prawnych i przechowywanie kart nieodpłatnej pomocy prawnej oraz oświadczeń składanych przez osoby uprawnione,
w) przekazywanie do Ministerstwa Sprawiedliwości oraz Wojewody Mazowieckiego zbiorczej informacji o wykonywaniu zadań polegających na udzielaniu nieodpłatnej pomocy prawnej w Powiecie;
2) w zakresie obsługi Rady Powiatu i Zarządu Powiatu:
a) prowadzenie ewidencji uchwał Rady Powiatu, wniosków komisji oraz uchwał Zarządu Powiatu,
b) prowadzenie ewidencji interpelacji i wniosków radnych,
c) przyjmowanie i przekazywanie członkom Zarządu Powiatu materiałów będących przedmiotem posiedzeń Zarządu,
d) zawiadamianie członków Zarządu Powiatu oraz innych osób o terminach posiedzeń Zarządu Powiatu,
e) protokołowanie posiedzeń Zarządu, prowadzenie zbioru protokołów i dokumentacji stanowiącej przedmiot posiedzeń,
f) protokołowanie sesji Rady Powiatu, prowadzenie zbioru protokołów i dokumentacji stanowiącej przedmiot sesji,
g) protokołowanie posiedzeń komisji Rady Powiatu, prowadzenie zbioru protokołów i dokumentacji stanowiącej przedmiot posiedzeń,
h) sporządzanie list wypłat diet radnym,
i) udostępnianie do publicznego wglądu uchwał, protokołów i dokumentacji Zarządu Powiatu, Rady Powiatu i komisji Rady,
j) udzielanie pomocy radnym w wypełnianiu mandatu radnego,
k) przedkładanie organom nadzoru uchwał Rady Powiatu,
l) prowadzenie rejestru jednostek organizacyjnych Powiatu,
m) prowadzenie spraw związanych z wyborami do Rady Powiatu;
3) w zakresie administracyjno – technicznym i gospodarczym:
a) gospodarka zasobami lokalowymi Starostwa,
b) utrzymanie porządku i czystości posesji, pomieszczeń biurowych, sanitarnych i innych,
c) prowadzenie spraw związanych z dostawą, konserwacją i naprawami mediów, sprzętu przeciwpożarowego,
d) zaopatrzenie w materiały biurowe, eksploatacyjne oraz sprzęt,
e) zapewnianie łączności telekomunikacyjnej,
f) obsługa transportowa oraz rozliczenia eksploatacji pojazdów samochodowych,
g) prowadzenie archiwum zakładowego,
h) realizacja zadań z zakresu ochrony przeciwpożarowej i bhp,
i) rejestrowanie w systemie EZD korespondencji wpływającej do Urzędu,
j) prowadzenie „Rejestru korespondencji wychodzącej”,
k) ewidencja i ekspedycja przesyłek pocztowych,
l) gospodarowanie środkami rzeczowymi, zakup inwentarza biurowego i jego znakowanie,
m) gospodarowanie odzieżą ochronną i roboczą,
n) zamawianie i zabezpieczanie pieczęci urzędowych,
o) przygotowywanie sal konferencyjnych do obrad i posiedzeń organów Powiatu,
p) flagowanie budynków administracyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami,
q) zabezpieczanie mienia Starostwa,
s) zabezpieczanie informacji wizualnej dla interesantów,
t) obsługa funduszu świadczeń socjalnych,
u) zapewnianie niezbędnych materiałów informacyjnych (tablice, plakaty) dla punktów nieodpłatnej pomocy prawnej;
4) w zakresie spraw kontaktów z mediami:
a) przygotowywanie publikacji promocyjno–informacyjnych o powiecie,
b) współdziałanie z mediami, informowanie ich o działalności Rady, Zarządu i Starosty,
c) informowanie o problematyce spraw rozpatrywanych przez organy powiatu,
d) prowadzenie rejestru krytyki prasowej, telewizyjnej, radiowej oraz internetowej i informowanie Starosty o publikacjach krytycznych,
e) reagowanie, zgodnie z ustawą Prawo prasowe na teksty krytyczne,
f) opracowywanie i przekazywanie mediom sprostowań informacji nieprawdziwych lub niepełnych,
g) analizowanie publikacji prasowych dotyczących problemów ekonomicznych, społecznych i kulturalnych powiatu,
h) organizowanie udziału dziennikarzy w sesjach i innych spotkaniach organizowanych przez powiat,
i) wyjaśnianie działań, inicjatyw i programów podejmowanych przez organy powiatu,
j) archiwizacja publikowanych informacji o powiecie w formie kroniki, redagowanie i aktualizowanie serwisu internetowego www.powiatostrolecki.pl. oraz prowadzenie stron w social mediach,
k) obsługa multimedialna spotkań i narad organizowanych przez Starostwo Powiatowe,
l) rejestracja wniosków i przygotowywanie projektów odpowiedzi na wnioski
o udostępnienie informacji publicznej z zakresu działania Wydziału,
m) przygotowanie projektu Raportu o stanie Powiatu Ostrołęckiego.
n) koordynacja całokształtu zadań promocyjnych i informacyjnych Starostwa Powiatowego i jednostek organizacyjnych Powiatu Ostrołęckiego.
2. Szczegółowa struktura Wydziału:
1) Sekretarz Powiatu – Dyrektor;
2) zastępca dyrektora;
3) stanowisko ds. obsługi Rady Powiatu i Zarządu Powiatu;
4) stanowisko ds. pracowniczych, gospodarki etatami, funduszem wynagrodzeń;
5) stanowisko ds. organizacyjnych;
5) stanowisko ds. obsługi sekretariatu Starosty i Wicestarosty;
6) wieloosobowe stanowisko – informatyk;
7) wieloosobowe stanowisko ds. kancelaryjnych;
8) wieloosobowe stanowisko ds. administracyjno – gospodarczych;
9) stanowisko ds. organizacji nieodpłatnej pomocy prawnej, archiwum zakładowego, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz obsługi zakładowego funduszu socjalnego;
10) wieloosobowe stanowisko – pomoc administracyjna;
11) kierowcy;
12) sprzątaczki.